Luật sư Trần Phi Đại – Văn phòng Luật sư Phương Minh, Đoàn Luật sư TPHCM – cho biết: Theo quy định tại Luật Công chứng 2014 và Luật Công chứng 2024 (có hiệu lực từ ngày 1.7.2025), có thể hiểu công chứng là dịch vụ công do công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện để chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của giao dịch mà luật quy định phải công chứng, hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Như vậy, luật không có danh mục giấy tờ nào bắt buộc phải công chứng mà chỉ có giao dịch luật quy định bắt buộc phải công chứng hay giao dịch mà người dân tự nguyện yêu cầu công chứng.

Các giao dịch này được quy định trong các luật chuyên ngành như Luật Đất đai, Luật Nhà ở, Luật Hôn nhân và gia đình…

Ví dụ như, khoản 3, Điều 27 Luật Đất đai 2024 quy định những giao dịch phải công chứng gồm: Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, văn bản về thừa kế quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật về dân sự…

Hay như Khoản 5, Điều 44, Luật Kinh doanh Bất động sản 2023 quy định: Hợp đồng mua bán, thuê mua nhà ở, công trình xây dựng, phần diện tích sàn xây dựng trong công trình xây dựng mà các bên tham gia giao dịch là cá nhân phải công chứng hoặc chứng thực.

Trong lĩnh vực hôn nhân gia đình, một số trường hợp bắt buộc phải công chứng như: Trong trường hợp hai bên kết hôn lựa chọn chế độ tài sản theo thỏa thuận thì thỏa thuận này phải được lập trước khi kết hôn, bằng hình thức văn bản có công chứng hoặc chứng thực; Thỏa thuận về việc mang thai hộ phải được lập thành văn bản có công chứng. Trong trường hợp vợ chồng bên nhờ mang thai hộ ủy quyền cho nhau hoặc vợ chồng bên mang thai hộ ủy quyền cho nhau về việc thỏa thuận thì việc ủy quyền phải lập thành văn bản có công chứng.

Còn đối với các loại giấy tờ khác thì không có danh mục cụ thể giấy tờ nào phải chứng thực bản sao (bao gồm công chứng và chứng thực do cơ quan hành chính nhà nước chứng thực) mà do cơ quan tiếp nhận giấy tờ yêu cầu.

Việc yêu cầu này là do cơ quan tiếp nhận giấy tờ không có thẩm quyền hay không có điều kiện, chưa được phép truy cập vào hệ thống dữ liệu của giấy tờ đó để xác nhận sự tồn tại, tính hợp pháp của các giấy tờ bản gốc.

Chẳng hạn, một cơ quan tuyển dụng một người vào làm việc thì không thể truy cập vào hệ thống của trường học mà người ứng tuyển được cấp bằng để xem thực sự người đó đã từng học và được nhà trường cấp bằng, chứng nhận, chứng chỉ hay không.

“Hiện nay, Nhà nước đã xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu dùng chung và nhiều cơ quan đã có quyền truy cập vào hệ thống này. Do đó các cơ quan hành chính nên dựa trên thông tin dữ liệu điện tử hoặc đối chiếu bản chính để giảm yêu cầu cung cấp bản sao có chứng thực”, luật sư Đại nêu ý kiến.